Chủ Nhật, 1 tháng 10, 2017

Kỹ năng quản lý nhóm

1 Những điều đầu tiên

Quản lý là gì, chính xác? Và làm thế nào nó khác với lãnh đạo?
Warren G Bennis đã nói rất dễ hiểu: lãnh đạo làm những điều đúng, quản lý làm cho mọi điều đúng.
Quản lý, mặt khác, là để đảm bảo rằng tầm nhìn được thực hiện một cách hiệu quả và thành công.
Tất nhiên, hai vai trò này không tách rời nhau – và, để được đầy đủ hiệu quả, bạn cần thực hiện cả hai vai trò. Tuy nhiên, trọng tâm của bài viết này là về các kỹ năng và trách nhiệm của các nhà quản lý, cụ thể về các công cụ họ cần sử dụng.
Hãy nhớ là, tương lại đẹp đẽ tạo động lực và truyền cảm hứng cho bạn nhưng sẽ chẳng có thành công nào đến khi không nỗ lực thực hiện ngay từ khi bắt đầu.

2 Tầm quan trọng của giao việc, ủy thác

Kỹ năng quan trọng hàng đầu của các nhà quản lý là giao việc hiệu quả:
  • Nhà quản lý không thể làm việc một mình và hoàn thành nghĩa vụ của đội, tổ chức.
  • Với đội ngũ phía sau, bạn có thể đạt được nhiều hơn, có khi vượt qua yêu cầu ban đầu.
Khi giao việc: 
  • Lập điều lệ đội trong đó đặt ra mục đích của đội, tổ chức và phổ biến cho nhân viên nào nó sẽ làm việc.
  • Giải thích gì vai trò và mục tiêu của đội
  • Nhiệm vụ phù hợp với cá nhân: Xác định những kỹ năng, kinh nghiệm và năng lực của nhân viên, và bắt đầu kết nối người với nhiệm vụ.
  • Học thêm kỹ năng quản lý các vị trí trống trong đội.

3 Tạo động lực cho đội của bạn

Một nhiệm vụ quan trọng của nhà quản lý là tạo động lực cho nhân viên.
Bài viết của chúng tôi về Lý thuyết X và lý thuyết Y giải thích hai cách tiếp cận rất khác nhau đến động lực, mà phụ thuộc vào các giả định cơ bản về nhân viên.
  • Nếu bạn tin rằng họ có bản chất lười biếng, bạn tin vào thuyết X,
  • Nếu bạn tin rằng hầu hết là họ vui vẻ và sẵn sàng làm việc, bạn sẽ có xu hướng quan tâm tới Lý thuyết Y.
  • Hãy chắc chắn rằng bạn hiểu đầy đủ về những lý thuyết này – chúng sẽ thay đổi cơ bản thành công của bạn trong việc thúc đẩy mọi người.
Hãy nhớ rằng mỗi người có những nhu cầu khác nhau
  • Một số cá nhân có khả năng tự tạo động lực
  • Một số sẽ không thể tự tạo động lực, và cần có nhà quản lý tác động

4 Phát triển Team của bạn

Đội được tạo thành từ các cá nhân có triển vọng và khả năng khác nhau, và họ đang ở các giai đoạn khác nhau trong sự nghiệp của họ.
  • Một số có thể thấy rằng những công việc vừa được giao có những thách thức, và họ có thể cần hỗ trợ.
  • Những người khác có thể là “tay cũ” đối với những gì họ được giao làm, và có thể đang tìm kiếm cơ hội để mở rộng các kỹ năng của họ.
Dù thế nào, trách nhiệm của bạn là phát triển cho tất cả các nhân viên của bạn.
Cách hiệu quả nhất để phát triển con người:
  • Phản hồi thường xuyên cho nhân viên
  • Tìm hiểu nhu cầu phát triển của cá nhân trong đội giúp bạn phát triển phù hợp nhu cầu, thế mạnh, điểm yêu của họ và họ sẽ phát huy hết khả năng.
Mẹo:
Tìm hiểu về các giai đoạn một đội hình thành và phát triển để có thể giúp đỡ hiệu quả hơn cho nhân viên mới.

5. Giao tiếp và làm việc với đội của bạn và với người khác

Kỹ năng giao tiếp rất cần thiết cho sự thành công trong hầu hết các vai trò, và kỹ năng giao tiếp đặc biệt và kỹ thuật giao tiếp chuyên sâu thì bạn sẽ sử dụng nhiều hơn khi bạn là một nhà quản lý so với thời gian trước đó.
5.1 Giao tiếp với nhân viên của bạn
Thường xuyên họp đội định kỳ, thường là theo tuần.
  • Tạo điều kiện nhân viên tham gia ý kiến và thảo luận: giúp phát triển các sáng kiến, sáng tạo.
  • Lắng nghe tích cực: giúp sớm phát hiện vấn đề, tránh hiểu lầm, tốn kém, và duy trì niềm tin trong đôi ngũ.
5.2 Giao tiếp với người bên ngoài đội của bạn
Cấp trên trực tiếp có lẽ là người quan trọng nhất mà bạn cần phải giao tiếp tốt.
  • Hãy dành thời gian để hiểu đầy đủ những gì cấp trên yêu cầu bạn và đội của bạn. Đừng ngại yêu cầu cấp trên đào tạo hoặc cố vấn cho bạn: Bạn thường học được rất nhiều từ cấp trên, nhưng có thể bạn sẽ không được đào tạo nếu bạn không đề nghị.
  • Gửi bản đề nghị của bạn lên cấp trên, và trong đó chỉ rõ rằng bạn cần giúp đỡ.
Ngoài ra, là một người quản lý, một phần của công việc của bạn là xem xét hiệu quả làm việc của đội và bảo vệ nó khỏi những áp lực không hợp lý:
  • Rèn luyện tính quyết đoán
  • Kỹ năng đàm phán win-win
  • Trao đổi với các bên liên quan để tìm hiểu nhu cầu và mong muốn của họ với đội của bạn.

6 Quản lý kỷ luật

Thực hiện xử lý, kỷ luật khác với việc đưa ra phản hồi, bởi vì nó không luôn luôn liên quan đến công việc hằng ngày của nhân viên.
Vi phạm rõ ràng luật pháp hoặc chính sách của công ty khá dễ dàng xác định và giải quyết. Nhưng những gì các tình huống khác? Một mặt bạn không muốn làm khó, mặt khác, bạn không thể để vi phạm đã diễn ra mà không xử lý.
Sử dụng các quy tắc ngón cái để quyết định xem liệu bạn cần phải có hành động. Nếu câu trả lời là có, sau đó bạn cần phải sắp xếp thời gian để nói chuyện với các nhân viên trong phòng riêng.
  • Liệu vấn đề này ảnh hưởng đến chất lượng việc chuyển giao của nhân viên cho khách hàng (nội bộ hay bên ngoài)?
Thắng – vị trí thiết kế đồ họa thường xuyên đến làm việc muộn, mặc dù anh vẫn ở lại muộn để làm việc. Khách hàng đôi khi không hài lòng vì không thể có được thông tin thông qua anh vào đầu ngày, đặc biệt khi anh đảm nhiệm các hợp đồng gấp rút.
  • Liệu vấn đề này ảnh hưởng xấu đến sự gắn kết của đội ?
Các nhà thiết kế có xu hướng làm các dự án riêng của họ, với vài cuộc họp giữa các thành viên trong nhóm thiết kế, do sự kết dính không bị ảnh hưởng. Tuy nhiên mọi người đều nhận thấy tình trạng không đúng giờ, và chấm công cho nhân viên đang bắt đầu bị bỏ bê.
  • Có vấn đề không thiết yếu làm suy yếu lợi ích của các cá nhân khác trong đội?
Nhà thiết kế, Ly, ngồi bên cạnh người đến trễ có thái độ không hài lòng, vì cô ấy có nhận được các cuộc gọi từ khách hàng trước khi Thắng  đến văn phòng, và cô không thể đưa ra một câu trả lời chắc chắn cho câu hỏi “Khi nào có thể liên hệ với anh ấy?”
Trong tình huống này, người quản lý đội thiết kế quyết định nói chuyện với người đến trễ vì những ảnh hưởng tới đồng nghiệp. Họ đồng ý rằng đến trễ không phải là vấn đề, Thắng cam kết sẽ đến trước 09:30 để giảm số lượng các cuộc gọi mà đồng nghiệp phải hỗ trợ nhận điện, và cũng báo cho cô ấy thời gian nhất định để có câu trả lời cho khách hàng. Thắng sẽ làm việc muộn để đảm bảo thời gian, và sẽ nhận những nhiệm vụ cô ấy không muốn nhận để bù cho việc cô ấy hỗ trợ anh trả lời điện thoại lúc đầu giờ.
Khi bạn đang phải đối mặt với một vấn đề kỷ luật tiềm năng:
  • Dành thời gian để thu thập thông tin về tình hình,
  • Quyết định những gì bạn sẽ làm,
  • Và hành động.
Các vấn đề kỷ luật hiếm được nhân viên khác tán thành, và chúng ngày càng tồi tệ, gây ra sự bất bình trong đội.

7 Bẫy cần tránh

Có một số sai lầm phổ biến mà các nhà quản lý mới có xu hướng dễ mắc phải. Hãy cẩn thận để tránh!
  • Sai lầm: Nghĩ rằng có thể dựa trên kiến thức và các kỹ năng nghề nghiệp hiện đang có để làm tốt công tác quản lý.
  • Sai lầm: Không trao đổi thường xuyên với cấp trên.
  • Sai lầm: Không chuẩn bị kỹ càng, xem xét cẩn thận vấn đề, vội vã báo cáo cấp trên.
  • Sai lầm: Làm việc thiếu nguyên tắc, gây bất ngờ khó chịu cho cấp trên. Hãy điều chỉnh: Tuân thủ theo quy tắc khi làm việc với cấp trên, tránh đem các vấn đề “đánh úp” cấp trên.
  • Sai lầm: Khăng khăng yêu cầu cấp trên bảo vệ. Điều này có thể khiến cấp trên của bạn “mất mặt” với đồng nghiệp và cấp trên của họ, và nó làm cho mọi chuyện trông như thể đội của họ đã bị mất kiểm soát.
  • Sai lầm: Không nắm bắt được nhu cầu của khách hàng.
  • Sai lầm: Giao việc, giao quyền không hợp lý – lưu lý cần đặt mục tiêu của tổ chưc khi giao việc
Các lỗi trên đều rất nhỏ, nhưng dễ dàng mắc nếu hành động trong sự vội vàng, thiếu bình tĩnh và cẩn trọng.

Chúc bạn luôn tự tin với kỹ năng lãnh đạo nhóm của mình!

0 nhận xét:

Đăng nhận xét