Thứ Năm, 9 tháng 2, 2012

Cách gửi và nhận Fax bằng máy vi tính

Gửi fax từ máy tính sử dụng Windows XP

Bạn có thể gửi và nhận các tài liệu fax bằng sử dụng một fax/modem của máy tính. Nếu tài liệu bạn muốn fax bằng giấy, hãy scan nó trước tiên sau đó gửi hình ảnh đã được scan đó.
Khi bạn nhận được một fax, máy tính sẽ lưu nó với tư cách là một file ảnh mà bạn có thể lưu và in ấn. Để chuẩn bị máy tính cho việc gửi và nhận các tài liệu fax, đầu tiên hãy kết nối modem máy tính của bạn với đường dây điện thoại bằng một cáp điện thoại chuẩn. Sau đó chuẩn bị máy tính của bạn.

 


 

 

Cài đặt thành phần Fax

Thành phần Fax cần bổ sung thêm phần mềm và kích hoạt fax/modem máy tính của bạn.

Để cài đặt thành phần Fax

1. Đăng nhập vào máy tính với tư cách là quản trị viên. Nếu bạn không chắc chắn tài khoản của mình có phải là quản trị viên hay không, hãy thử cài đặt thành phần fax. Nếu tài khoản không có các đặc quyền quản trị viên máy tính thì bạn sẽ nhận được một thông báo và cài đặt sẽ bị dừng. Nếu điều đó xảy ra, hãy yêu cầu ai đó thiết lập tài khoản của bạn để có thể thực hiện được việc cài đặt này.

2. Kích Start, sau đó kích Control Panel.

 

 

3. Trong Control Panel, kích Add or Remove Programs.

 

 

4. Kích Add/Remove Windows Components để bắt đầu Windows Components Wizard.

 

 

5. Trong các danh sách Components, tích vào hộp kiểm Fax Services, sau đó kích Next. Kích Cancel nếu hộp kiểm này đang được chọn và bạn muốn bỏ cài đặt thành phần Fax.

 

 

6. Hệ thống sẽ cài đặt thành phần fax. Nếu bạn bị nhắc nhở khi thực hiện cài đặt, hãy đưa đĩa Microsoft Windows XP CD vào, sau đó kích OK.

7. Kích Finish sau đó là Close. Chuyển sang phần tiếp theo để cấu hình dịch vụ fax.

Cấu hình dịch vụ fax

Để cấu hình dịch vụ fax trong Windows XP

1. Vào Start > All Programs > Accessories > Communications > Fax, sau đó kích Fax Console.

 

 

2. Khi Fax Configuration Wizard xuất hiện, kích Next.

 

 

3. Trên cửa sổ Sender Information, bạn đánh vào đó thông tin mà bạn muốn xuất hiện trên trang lề của fax. Không nhất thiết phải điền đầy đủ các ô trong đó. Kích Next để tiếp tục.

 

 

4. Fax Configuration Wizard sẽ hiển thị cửa sổ Select Device for Sending or Receiving Faxes. Nếu bạn muốn có thể nhận fax gửi đến, hãy tích vào hộp kiểm Enable Receive. Nếu đường điện thoại kết nối đến máy tính của bạn chỉ để dùng cho fax, hãy kích Automatically answer after. Nếu bạn muốn trả lời một cách thủ công các fax gửi đến, hãy kích Manual answer. Sau đó kích Next để tiếp tục.

 

 

5. Trên cửa sổ Transmitting Subscriber Identification (TSID), đánh vào đó thông tin mà bạn muốn sử dụng trong hộp TSID. Điển hình, những thông tin này thường gồm có số fax và tên doanh nghiệp cũng như tên của bạn. Sau đó kích Next.

 

 

6. Trên cửa sổ Called Subscriber Identification (CSID), đánh vào đó thông tin trong hộp CSID. CSID là thông tin sẽ hiển thị trên các số fax gửi đến. Số này sẽ giúp xác nhận rằng bạn đang gửi fax đến đúng người nhận. CSID cũng giống như TSID. Kích Next.

 

 

7. Trên cửa sổ Routing Options, chọn xem bạn có muốn in fax tự động không. Nếu không in một cách tự động các fax gửi đến, chúng sẽ được chứa trong Fax Console. Tích vào hộp kiểm Print it on nếu bạn muốn mỗi fax mà bạn nhận được đều được in một cách tự động. Sau đó kích Next.

 

 

8. Trên cửa sổ Completing the Fax Configuration Wizard, kích Finish. 

 

9. Fax Configuration Wizard sẽ được đóng và một thông báo Windows Security Alert sẽ xuất hiện, kích Unblock.

 

 

Máy tính của bạn hiện giờ đã sẵn sàng cho việc gửi (tùy chọn), nhận các fax. Bạn có thể sử dụng Fax Console để duyệt các fax đến và fax đi, hoặc có thể thực hiện nhận một cách thủ công.

Gửi Fax 

Để gửi đi một fax bạn thực hiện như hướng dẫn dưới đây:

1. Mở tài liệu, Web page, hoặc thư điện tử mà bạn muốn fax

2. Trên menu File, kích Print.

3. Trên hộp thoại Print, dưới phần Select Printer, kích Fax. Sau đó kích Print.

4. Trên cửa sổ Welcome to the Send Fax Wizard kích Next.

 

 

5. Trong cửa sổ Recipient Information, bạn đánh vào tên người nhận trong hộp To. Đánh vào số fax của người nhận trong hộp Fax number. Nếu bạn muốn gửi fax đến nhiều người, hãy đánh thông tin người nhận vào các hộp thích hợp và sau đó kích Add. Người nhận sẽ xuất hiện trong danh sách, các hộp được xóa sạch để bạn có thể nhập vào đó thông tin bổ sung của người nhận. Khi bạn đã kết thúc việc bổ sung thêm người nhận, kích Next.

 

 

6. Trong cửa sổ Preparing the Cover Page page, bạn hãy tích vào hộp kiểm Select a cover page template with the following information. Kích mẫu bạn muốn gửi trong danh sách Cover page template. Hoàn thành hộp Subject line và các tùy chọn, hộp Note. Sau đó kích Next.

 

 

7. Trong cửa sổ Schedule kích Next.

 

 

8. Trong cửa sổ Completing the Send Fax Wizard, kích Finish.

 

 

Máy tính của bạn lúc này sẽ tự động kết nối với máy fax từ xa và gửi fax kèm theo cả trang bìa. Nếu bản cần fax có trên giấy, đầu tiên hãy scan nó, sau đó fax ảnh đã được scan.

Nhận fax tự động

Nếu bạn đã cấu hình dịch vụ fax ở chế độ tự động nhận, thì fax/modem của bạn sẽ trả lời đường fax và lưu fax đến trong Fax Console.

Để xem các fax đã nhận 

1. Vào Start > All Programs > Accessories > Communications > Fax, sau đó kích Fax Console.

 

 

2. Trong Fax Console, kích Inbox. Các fax đã nhận được được hiển thị bên cửa sổ bên phải

 

 

Nhận thủ công một fax 

Nếu bạn đã cấu hình dịch vụ Fax để nhận fax một cách thủ công thì fax/modem sẽ đợi cho tới khi bạn bắt đầu tiến trình nhận fax. Fax nhận được sau đó được lưu vào Fax Console.

Để thực hiện công việc này 

1. Vào Start > All Programs > Accessories > Communications > Fax, sau đó kích Fax Console.

 

 

2. Kích File, sau đó kích Receive a fax now

 

 

Fax Monitor sẽ xuất hiện và đợi cho khi nào fax đến. Khi điện thoại đổ chuông, Fax Monitor sẽ tự động trả lời, kết nối với máy fax phía đằng xa và nhận fax. Sau khi đã nhận xong fax, bạn có thể để Fax Monitor mở để nó có thể nhận tự động các fax tiếp theo, hoặc có thể đóng nó để thực hiện nhận fax thủ công.

 


 



Cách gửi và nhận Fax bằng máy vi tính



Gửi và nhận Fax là một trong những công việc hàng ngày mà nhân viên văn phòng nào cũng cần phải biết.  Tuy nhiên, nếu gửi và nhận bằng máy Fax thông thường thì việc thực hiện cũng khá đơn giản chỉ bằng một vài nút nhấn, còn khi gửi và nhận Fax trực tiếp từ máy vi tính thì luôn đòi hỏi người sử dụng phải thực hiện một số thao tác nhất định.

Trước khi muốn gửi và nhận Fax thì máy vi tính của bạn cần phải được cài đặt Modem và cài đặt chương trình Fax. Sau đây là cách gửi và nhận Fax bằng máy vi tính trong Windwos XP.

CÁCH GỬI FAX:

  • Nhấp đúp vào biểu tượng Fax trên màn hình Desktop để mở của sổ của chương trình Fax.


shortcut_to_fax


  • Nhấn chuột vào nút New Fax hoặc chọn File -> Send a Fax...


new_fax


  • Xuất hiện cửa sổ hướng dẫn gửi Fax, nhấn Next để tiếp tục.


fax_config_wizard


  • Nhập Tên của nơi muốn gửi Fax vào mục To. Nhập số Fax (hoặc số điện thoại kết nối với thiết bị Fax) của nơi muốn gửi vào mục Fax number. Nếu nơi muốn gửi đã có sẵn trong sổ địa chỉ (Address Book) thì có thể chọn nơi muốn gửi bằng cách nhấn vào nút Address Book.


recipient_informationpng


  • Có thể gửi bản Fax này tới nhiều địa chỉ khác nhau bằng cách nhấn vào nút Add và tiếp tục nhập thêm Tên và số Fax khác. Sau khi nhập xong nhấn Next để tiếp tục.


recipient_information_add


  • Chọn mẫu Fax trong mục Cover page template, nhập tiêu đề cho bản Fax vào mục Subject line và nhập nội dung hoặc ghi chú vào mục Note. Nhấn Next để tiếp tục.


cover_page


  • Trong phần Schedule, chọn Now nếu muốn gửi Fax ngay hoặc chọn Specific time in the nex 24 hours để ấn định thời điểm gửi Fax. Trong phần What is the fax priority? là chọn mức độ ưu tiên cho việc gửi bản Fax này. Sau khi chọn xong nhấnNext.


schedule


  • Như vậy là bản Fax đã được chuẩn bị xong, nhấn vào nút Finish để gửi. Tuy nhiên trước khi gửi, nếu muốn bạn cũng có thể xem lại  và chỉnh sửa bản Fax bằng cách nhấn vào nút Preview Fax.


completing_send_fax_wizard


  • Tại đây bạn có thể dùng các công cụ có sẵn để chỉnh sửa hoặc chèn thêm các hình ảnh vào bản Fax của mình. Sau khi chỉnh sửa xong nhấn vào nút Save hoặc chọn File -> Save để lưu và đóng cửa sổ này lại (File -> Exit). Bây giờ bạn có thể gửi bằng cách nhấn vào nút Finish.


fax_preview


  • Chương trình sẽ xử lý và tiến hành gửi Fax tùy theo thông số mà bạn đã chọn trong phần Schedule. Cửa sổ Fax Monitor sẽ xuất hiện và hiển thị tình trạng hoạt động của chương trình Fax. Bạn có thể chọn Hide (ẩn của sổ Fax Monitor), Disconnect(Ngắt kết nối mạng) và More (hiển thị chi tiết các hoạt động và thông báo lỗi của chương trình).


sending_fax

CÁCH NHẬN FAX:

  • Khi có tín hiệu gửi Fax đến, nếu bạn cài đặt chế độ tự động nhận Fax (thiết lập lúc cài đặt chương trình) thì mặc nhiên sau số lần đổ chuông được qui định thì chương trình sẽ tự động kết nối để nhận Fax.


receiving_fax


  • Nếu bạn không chọn tự động thì hãy mở chương trình Fax và nhấn vào nút Receive now (hoặc File -> Receive a fax now) để nhận Fax.


receive_now

Cửa sổ Fax Monitor sẽ xuất hiện và tiến hành kết nối để nhận Fax.
receiving_fax

Lưu ý:

  • Các bản Fax khi chưa được gửi sẽ nằm trong Outbox, sau khi được gửi thành công sẽ được lưu trong Send Items.

  • Các bản Fax nhận được sẽ lưu trong Inbox.

  • Tùy theo thiết lập lúc cài đặt mà các bản Fax sau khi nhận xong sẽ được in thẳng ra máy in hoặc lưu trữ thêm một bản sao trong một thư mục được chỉ định.

  • Ngoài cách gửi Fax bằng chương trình Fax của Windows, bạn còn có thể gửi Fax từ các chương trình ứng dụng khác có chức năng in (Word, Excel, chương trình xử lý ảnh,...) bằng cách sử dụng lệnh in (File -> Print) của chương trình ứng dụng và chọn máy in là Fax.



0 nhận xét:

Đăng nhận xét